Veranstaltung planen und durchführen

Bei öffentlichen Veranstaltungen bekommen alle Bürger die Möglichkeit, die Projektbeteiligten kennenzulernen. Das schafft Vertrauen. Die Kombination aus Vorträgen und Gesprächen mit den Projektbeteiligten eignet sich dazu, die Menschen dort abzuholen, wo sie in das Thema einsteigen wollen. Eine Auftaktveranstaltung, mit Ergebnissen der Bestands- und Potenzialanalyse, ist ein guter Einstieg für die Bürger. Sie findet etwa sechs Monate nach Beauftragung des Planungsbüros statt. Eine weitere Veranstaltung zur Ergebnispräsentation folgt, wenn die Wämeplanung vorliegt.

Vorlaufzeiten und Zeitmanagement sind wichtige Faktoren, um auf eine Veranstaltung aufmerksam zu machen. Um diese wirksam zu bewerben, sollten sie vier Wochen vor dem Termin erstmals in der Lokalzeitung beworben werden. Zwei Wochen und wenige Tage vorher noch einmal zu erinnern, ist wichtig. Ob die Lokalredaktion die Beiträge so bringt, wie Sie das planen, ist nicht sicher, darum sollten alle weiteren Kommunikations-Kanäle genutzt werden. Dazu zählen auch Dorf-App und Online-Accounts von Multiplikatoren, sowie Plakate, Handzettel oder Postwurfsendungen.

Tipp: Nutzen Sie unsere vorgefertigten Materialien aus dem Materialkoffer am Ende der Seite. 

Es ist wichtig, die Aufmerksamkeit für das Projekt durch Informationen aufrechtzuerhalten. Sorgen Sie für eine zeitnahe Berichterstattung, wenn es etwas zu berichten gibt. Für die Bürgerinnen und Bürger bedeuten Updates zu den ersten Mitteilungen, dass die kontinuierlich an Beteiligungsprozessen teilnehmen können. Und ihre Anwesenheit bei der Veranstaltung wichtig war für das Projekt. 

Die erste Veranstaltung dient der Information und dem Austausch zur Bestands- und Potenzialanalyse. Eingeladen sind alle, die sich für dieses Thema interessieren. Der Raum für persönliche Gespräche und zum Kennenlernen der Akteure ist ein wesentlicher Punkt.

Vor der Auftakt-Veranstaltung:

• Zeitplan abstimmen mit Projektbeteiligten
• Raum buchen
• Catering organisieren
• Feedback-Postkarten drucken
  
• Umfrageboten vorbereiten
• Rahmenprogramm und weitere Infostände organisieren
• Dokumentation klären (Fotograf, Presse, intern)
• Einladungen versenden

Ablauf einer Auftaktveranstaltung:

• Begrüßung
• Vorträge
• Fragen aus dem Plenum
• Zeit, die Infostände zu besuchen
• Werbung für Feedback-Karten

Nach der Veranstaltung:

• Ergebnisse/Impressionen auf Homepage veröffentlichen
• Auswertung der Feedback-Karten und Umfragebogen
• Pressearbeit
  

Die Bewerbung der Veranstaltung hat die Stadt Eschwege übernommen. Neben den Internetseiten von Stadt und Stadtwerken, wurden Social-Media-Kanäle und Netzwerke genutzt, die Regionalzeitung veröffentlichte zwei Presseartikel. Es wurde bis zu 100 Gästen gerechnet, 130 Personen waren anwesend – ein deutliches Zeichen für das Interesse. Die Stadt stellte Getränke zur Verfügung. Beim Einlass wurden jeweils zwei farbige Klebe-Punkte übergeben, die in einer längeren Pause zur Priorisierung vorgegebener Themen an einer Pinnwand dienten.

Vor allem die Möglichkeit, persönliche Gespräche an den Informationsständen zu führen, haben die Besucherinnen und Besucher während der beiden Veranstaltungen angenommen. Alle Beteiligten sollten verinnerlichen, dass die kommunale Wärmeplanung lediglich die Handlungsoptionen zur Wärmeversorgung aufzeigt. Die Bürger dürfen die kommunale Wärmeplanung nicht als Versprechen verstehen, dass morgen ein Wärmenetz gebaut wird und sie damit alle Sorgen los sein werden. 

Eine kommunale Wärmeplanung ist ein wichtiges strategisches Instrument, um die Menschen für Energieeffizienz und Energiesparen zu sensibilisieren. Die Präsenz verschiedener regionaler Akteure und Organisationen mit deren Know-how in diesem Bereich war daher wichtig. 

 Folgende Akteure waren bei der Veranstaltung vertreten: 

• LEA Hessen und die KEEA GmbH: Energieerstberatung, Bürgerforum, Wärmewende allgemein, Wärmeplanung und weitere LEA-Angebote
• Stadtwerke Eschwege: Stand der Wärmeplanung 
• Qoncept Energy GmbH: Konzept KWP 
• Quartierssanierung im Werra-Meißner-Kreis: Kostenloses Beratungsangebot zur Energetischen Modernisierung 
• Bürgerenergie Werra-Meißner eG: Beteiligungsangebote für Bürgerinnen und Bürger 
• Initiative Wärmenetz Oberhone: Stand ihrer Aktivitäten und Planungen

Die Feedback-Karte und die Telefoninterviews gaben nach der Auftaktveranstaltung einen Überblick über die häufigen Fragen.