Die Zielgruppe ist grundsätzlich die gesamte Bürgerschaft. Es lohnt sich zu klären, wer vom Projekt Wärmeplanung profitieren kann und wo es Interessenskonflikte geben könnte.

Zu Beginn Ihrer kommunalen Wärmeplanung sollte darum eine Akteursanalyse durchgeführt werden, um die relevanten Akteure für ihr Projekt zu identifizieren. Auch Personen außerhalb betroffener Wohn- und Gewerbegebiete können wichtige Multiplikatoren sein.

Definieren Sie Ihre Ziele bei der Bürgerbeteiligung in der kommunalen Wärmeplanung, um in Ihrem Team Einigkeit darüber erreichen, was Ihre Kommune erzielen will. Nutzen Sie dabei das SMART-Prinzip: Ziele sollten immer spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein. Hier ein paar Beispiele:

• Wir werden bis zum Datum XY alle für Bürgerinnen und Bürger im Rahmen der kommunalen Wärmeplanung relevanten Informationen kommunizieren. Relevant sind alle Informationen, die die künftige Wärmeversorgung betreffen und Investitionsentscheidungen der Einwohner betreffen. 
  
  
• Wir erhalten die Aufmerksamkeit aller betroffenen Bürgerinnen und Bürger indem wir alle relevanten Kommunikationskanäle nutzen: Internetseite, Pressemitteilungen, Newsletter, Veranstaltungen und Flyer. Die erste Kommunikationsmaßnahme erfolgt am Datum XY. Unsere Online- und Social-Media-Kanäle berichten kontinuierlich mindestens zweimal pro Monat über Fortschritte in der Wärmeplanung. Der Newsletter erscheint monatlich. 
  
  
• Wir werden bis zum Datum XY zwei erfolgreiche öffentliche Veranstaltungen durchführen. Erfolgreich sind wir, wenn über XY Bürgerinnen und Bürger erscheinen und die Presse darüber berichtet. Den qualitativen Erfolg messen wir mit Feedbackkarten. 
  
  
• Wir wollen mit unserem Instagram-Account bis zum XY.XY.XXXX jeden Monat zwei Posts zur kommunalen Wärmeplanung (aktueller Stand, Veranstaltungen, etc.) veröffentlichen und unsere Follower um XY Prozent erhöhen
  

Wir empfehlen grundsätzlich transparent, offen und verständlich zu kommunizieren. Dies können Sie mit folgendem Kommunikationsziel in Ihrer Strategie verankern:

•  Wir kommunizieren transparent, offen und auf Augenhöhe, um den Prozess der Wärmeplanung erfolgreich und effizient zu gestalten. Deswegen vermeiden wir Fachwörter oder erklären sie, wo sie unvermeidbar sind. "Transparent und offen" bedeutet für uns, dass wir Entscheidungsprozesse offenlegen und transparent machen, welche Akteure mit welchen Interessen an der Wärmeplanung beteiligt sind.

Die kommunale Wärmeplanung ist ein wichtiges Instrument zur Ermittlung zukünftiger Lösungen im Wärmesektor. Neben Kommunikationszielen sollten Sie Botschaften und Werte der kommunalen Wärmeplanung für sich festlegen, die sich wie ein roter Faden durch Ihre Kommunikation ziehen. Hier drei Beispiele:

• Der Gebäudebestand soll bis 2045 treibhausgasneutral versorgt werden - die Wärmeplanung ist dafür eine erste Voraussetzung.
  
  
• Kommunale Wärmeplanung ist ein Prozess, an dem Bürgerinnen und Bürger beteiligt werden.
  
  
• Sie entscheidet über die Wärmeversorgung der Kommune, macht sie unabhängiger und für alle planbar.

Neben den üblichen Kooperationspartnern, wie Planungsbüros und Stadtwerken, können auch Kommunikations-Netzwerke mit benachbarten Gemeinden oder Kommunen ähnlicher Größe hilfreich sein. Schauen Sie über den Tellerrand Ihrer Kommune und etablieren Sie Austauschformate mit diesen Akteuren. Häufig treten bei der Wärmplanung ähnliche Herausforderungen auf von denen Sie lernen können.

Dienstleistung für Kommunikation
Die Durchführung des Kommunikationsprozesses, wie Öffentlichkeitsarbeit oder Veranstaltungen, kann von einem externen Dienstleistungsunternehmen übernommen werden - gegebenenfalls kann hier auch das Planungsbüro unterstützen. Damit wird ein professioneller Ablauf gewährleistet und Sie entlastet. Der Dienstleistende soll den Prozess der kommunalen Wärmeplanung für die Bürgerinnen und Bürger verständlich darstellen und sicherstellen, dass die Bürgerschaft an den richtigen Stellen eingebunden wird.

Stadtwerke
Bei der kommunalen Wärmeplanung spielen die Stadtwerke eine wichtige Rolle. Sie sind ein zentraler Akteur bei strategischen Prozessen im Kontext der Wärmeversorgung. Zudem müssen sie die Maßnahmen aus den Wärmeplänen langfristig umsetzen.

Weiterhin gilt: Je breiter das Netzwerk, je mehr Multiplikatoren, desto größer die Reichweite. Darum sollten folgende Akteure mit Updates und Informationen zu Ihrer Wärmeplanung versorgt werden:

Politikerinnen und Politiker, Personen des öffentlichen Lebens
Motivieren Sie Lokalpolitikerinnen und -politiker positive, persönliche Botschaften (z. B. Unterstützung) über das Projekt zu teilen. Dies verleiht der kommunalen Wärmeplanung zusätzlich Glaubwürdigkeit. Zudem führen Nachrichten von persönlichen Accounts von Politikerinnen und Politikern  oder anderen wichtigen Persönlichkeiten zu einer größeren Online-Reichweite und zeigen Ihrer Bürgerschaft, dass das Projekt viel Unterstützung hat.

Bürgerinitiativen
Viele Bürgerinnen und Bürger beschäftigen sich intensiv mit der Wärmewende – beispielsweise durch die Gründung von Bürgerinitiativen oder Genossenschaften. Sie können wichtige Informationen teilen, sind aber auch an den Ergebnissen und Informationen der kommunalen Wärmeplanung interessiert. Als wichtiger Akteur aus der Mitte der Bürgerschaft haben sie einen direkten Draht zu den Menschen vor Ort. Die Einbindung von Bürgerinitiativen ermöglicht es Ihnen frühzeitig Herausforderungen zu erkennen und einen Teil der Bevölkerung für das Projekt Wärmeplanung zu gewinnen.

Als Kommunalverwaltung erreichen Sie bereits viele Menschen. Aber nicht alle Betroffenen nehmen Ihre Kanäle gleichermaßen wahr. Nutzen Sie deswegen Multiplikatoren wie Presse, Mitarbeitende der Verwaltung, Bürgerinnen und Bürger und deren Netzwerke, um Ihre Reichweite zu steigern.

Auch die Mitarbeitenden einer Verwaltung können sich in den Prozess einbringen. Sprechen Sie in der Verwaltung über die Wärmeplanung, informieren Sie die Mitarbeitenden, damit diese das Thema zielgruppenorientiert verbreiten und bei ihren Aufgaben und Aktivitäten mitdenken.

Mit dem Startschuss zur kommunalen Wärmeplanung steigt das Interesse am Thema. Schaffen Sie eine eigene Webseite oder einen Bereich auf der kommunalen Internetseite, die sich der kommunalen Wärmeplanung widmet. Eine erste Orientierung bieten die Beispiele und Webseiten zur kommunalen Wärmeplanung von Darmstadt, Bad Nauheim, Eschwege und Kassel.

Statten Sie Inhalte mit Teilen-Funktionen für WhatsApp, X oder Facebook aus – so verbreiten sich die Inhalte stärker und schneller.

Im Gemeindeblatt können Sie eine feste Rubrik einführen "News aus der Wärmeplanung", um auch Zielgruppen zu erreichen, die nicht technikaffin sind.

Im Rahmen der kommunalen Wärmeplanung werden häufig schon bestehende Materialien aus dem Themenkreis "Klima, Energie, Umwelt" relevant - etwa ein bestehender Klimaschutzplan, Broschüren zur Energieberatung oder Flyer mit Heiztipps. Diese können Sie auf der Schwerpunktseite verlinken und bei Veranstaltungen zur Wärmeplanung auslegen. Vorlagen für Ihre Arbeiten finden Sie im Materialkoffer am Ende der Seite. 

Ein zentrales Instrument der Kommunikation ist die Pressemitteilung. Damit kann die Öffentlichkeit mit den zentralen Informationen aus der Kommune versorgt werden. Um die Reichweite zu erhöhen können Sie Pressemitteilungen gemeinsam mit wichtigen Akteuren verfassen, die dann die Mitteilung auch über Ihre Kanäle streuen und auf ihrer Internetseite platzieren. Eine Muster-Pressemitteilung zum Start in die Wärmeplanung erhalten Sie im Materialkoffer (siehe unten). 

Zu folgenden Zeitpunkten der kommunalen Wärmeplanung empfehlen wir Pressemitteilungen:

1. Beschluss der Planung: Die Bürgerinnen und Bürger sollen wissen, dass die Kommune die Wärmeplanung beschlossen hat und erhalten grundlegende Informationen (zum Beispiel Ansprechpartnerinnen und -partner, kurze Begriffsdefinitionen zur Wärmeplanung, Ziele und Werte der Wärmeplanung, grober Zeitrahmen).
   
   
2. Start in die Wärmeplanung: Das Planungsbüro ist beauftragt, die Akteure und ein konkreterer Zeitrahmen stehen fest – all das können wichtige Punkte der Pressemitteilung in diesem Stadium sein. Gegebenenfalls kann bereits ein erster Termin für die Auftaktveranstaltung genannt werden. Ist bereits eine eigene Rubrik auf der Webseite vorhanden, verweisen Sie in der Meldung darauf.
   
   
3. Einladung zur Auftaktveranstaltung: Damit niemand die Auftaktveranstaltung verpasst, ist eine Pressemeldung mit Einladung zur ersten Veranstaltung ein bis zwei Wochen vor dem Termin sinnvoll.
   
   
4. Einladung zur Vorstellung der Wärmeplanung: Die Wärmeplanung ist abgeschlossen, es folgt die Ergebnispräsentation – auch dieser Schritt sollte über eine Pressemitteilung begleitet werden.
   
   
5. Ergebnisse der Wärmeplanung: Für größtmögliche Transparenz lohnt sich eine Pressemitteilung über die wichtigsten Ergebnisse der Wärmeplanung auf der eigenen Webseite.
   
   
6. Umsetzung der Wärmeplanung: Falls Sie schon in die Umsetzung einzelner Maßnahmen starten, wie z. B. Arbeiten für ein Nahwärmenetz oder Projekte zur Energieversorgung im Rahmen der Wärmeplanung, empfiehlt sich auch hier eine Pressemitteilung mit Bezug zum Wärmeplan.

So haben Kommunen Pressemitteilungen und Inhalte zur Kommunalen Wärmeplanung aufbereitet:

• Gießen
• Darmstadt
• Kassel
• Eschwege

Die Termine für die öffentlichen Veranstaltungen sollten so früh wie möglich mit dem Projektbüro kommuniziert werden. Die Vorlaufzeit für die Einladung, das Bewerben und die Durchführung einer Veranstaltung beträgt mehrere Wochen. Wählen Sie Termine aus, an denen es keine anderen Großveranstaltungen in der Region oder Feiertage gibt. Wir empfehlen mindestens eine Auftaktveranstaltung  und eine Veranstaltung zur  Präsentation der Ergebnisse der Wärmeplanung. 

Die Auftaktveranstaltung zur kommunalen Wärmeplanung sollte zur Halbzeit des Projektes durchgeführt werden. Etwa sechs Monate nach Beauftragung des Projektbüros sollte sie den aktuellen Sachstand, Hintergründe und technische Vorgehensweisen darstellen.

Die zweite Informationsveranstaltung dient der Ergebnispräsentation. Sobald die Ergebnisse aus Bestands- und Potentialanalyse vorliegen, werden diese den Bürgerinnen und Bürgern erläutert.

Aus der Kommunikation sollte klar hervorgehen, dass zunächst nur eine erste Einschätzung vorgestellt wird. Und dass es zum Zeitpunkt der Infoveranstaltung noch keine Entscheidung pro oder contra Wärmenetz geben soll. Diese Information ist für einen konstruktiven Umgang mit den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger unumgänglich.

Die Kreisstadt Eschwege hat das Projektbüro Qoncept-Energy GmbH für die kommunale Wärmeplanung beauftragt. Qoncept zog die KEEA Klima und Energieeffizienz Agentur GmbH für die Öffentlichkeitsarbeit hinzu. Gemeinsam mit der Kommune wurden die Termine für die öffentlichen Veranstaltungen abgestimmt. Dabei wurde darauf geachtet, dass es keine weiteren Veranstaltungen an diesen Tagen gibt, die vielleicht eine Konkurrenz darstellen könnten. 

Ein wichtiger Partner beim zukünftigen Energieversorgungs-Konzept in Eschwege ist das Projekt Quartierssanierung im Werra-Meißner-Kreis.  Das Projektteam berät seit 2020 die Bürger bei der energetischen Sanierung. Innerhalb des Projekts, das von Land und Bund gefördert wird, wurde das Netzwerk Nahwärme ins Leben gerufen und seither unterstützt.

Über die Quartierssanierung wurde auch das Netzwerk Nahwärme in die Öffentlichkeitsarbeit über die kommunalen Wärmeplanung eingebunden. Bei den öffentlichen Veranstaltungen der Stadt Eschwege war die Bürgerinitiative Nahwärmenetz Oberhone mit ihrem Infostand dabei und für die Besucherinnen und Besucher ein weiterer wichtiger Ansprechpartner.