Als Erstes sollte der Kommunikations-Fahrplan erstellt werden. Er gibt einen Überblick über die zentralen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen bei der gesamten Wärmeplanung.
Vorbereitungsphase: Kommunikationsfahrplan
Starten Sie mit dem Kommunikations-Fahrplan
Während der Projektlaufzeit bilden Kommune, Planungsbüro und die Öffentlichkeitsarbeit ein Team. Der Beschluss der Kommune für die Erstellung einer kommunalen Wärmeplanung und die Beauftragung eines Projektbüros werden mit einer ersten Pressemeldung begleitet.
Das ist der Startschuss für die öffentliche Kommunikation. Sie umfasst Berichte, Ankündigungen zu Auftaktveranstaltung und der Ergebnispräsentation und eine Pressemittelung zum Abschluss der Wärmeplanung. Aber auch nach dem Abschluss des ersten Wärmeplans gibt es immer wieder Berichtsanlässe - etwa den Start der Arbeiten an einem Fernwärmenetz. Kommunale Wärmeplanung ist ein Prozess über viele Jahre.
Die folgenden Abschnitte geben Ihnen einen Überblick über die unterschiedlichen Phasen einer Bürgerbeteiligung. Vertiefende Informationen finden Sie auf den folgenden Seiten (siehe Übersicht dieser Rubrik unten).
Der Kommunikations-Fahrplan aus Eschwege ist ein Beispiel, wie Sie eine Bürgerbeteiligung planen können. Sie sind daher frei, sich an anderen Kommunen zu orientieren oder selbst kreativ zu werden. Durch dialogische Beteiligungsformate (zum Beispiel Bürgerforen) können Bürgerinnen und Bürger noch enger einbezogen werden. Einen Muster-Ablaufplan für dialogische Verfahren finden Sie auf der Webseite der Servicestelle Bürgerbeteiligung des Landes Baden-Württemberg. Ein Beispiel für dialogische Beteiligungsformate finden Sie in Köln.
Vorbereitungsphase
So starten Sie gut vorbereitet in die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern.
Fahrplan erstellen
Wenn Sie mit dem Kommunikationsfahrplan starten, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wann nutze ich welche Instrumente?
- Welche Themen?
- Welche Veranstaltungen?
- Welche Kanäle?
Erstellen Sie auf Basis dieser Fragen einen Fahrplan mit zentralen Themen, Daten und Veranstaltungsorten. Eine Orientierung bietet der oben dargestellte Fahrplan.
Projekt intern bewerben
Nutzen Sie Gremien-Sitzungen, Abteilungsmeetings und das Intranet, um Kolleginnen und Kollegen über die bevorstehende Wärmeplanung zu informieren.
Ihre Vorteile:
- alle sind informiert,
- Kolleginnen und Kollegen denken Ihr Projekt in ihren Aufgaben mit und
- Sie müssen weniger Fragen beantworten.
In sozialen Medien werben
Damit Sie später die Werbetrommel rühren können: Legen Sie sich eine Liste von WhatsApp-, Signal- oder Facebook-Kanälen und -Gruppen an, über die Sie Ihre Zielgruppen erreichen (zum Beispiel Ortsteilgruppen, Nahwärmenetz- oder Klimaschutzgruppen).
Pressemitteilung vorbereiten
Zum Start in die kommunale Wärmeplanung lohnt sich eine Pressemitteilung, in der Sie die Ziele der Wärmeplanung, den Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger und das Vorgehen kurz erläutern.
Eine Muster-Pressemitteilung finden Sie im Materialkoffer.
Newsletter, Mailings und Anschreiben planen
Nutzen Sie den Newsletter Ihrer Kommune, um regelmäßig über den Stand der Wärmeplanung zu informieren. Gegebenenfalls macht auch ein eigener Newsletter Sinn.
Bürgerinnen und Bürger erreichen Sie auch über Mailings oder per Post. Beides können Sie vorab aufsetzen und anlassbezogen einsetzen - zum Beispiel zur Informationsabfrage oder für Einladungen zu Veranstaltungen.
Durchführungsphase
Ab Beauftragung des Planungsbüros beziehungsweise mit Versenden der ersten Pressemitteilung beginnt die Durchführungsphase. Die Öffentlichkeitsarbeit zu Meilensteinen der kommunalen Wärmeplanung und Veranstaltungen sollte eng mit dem Planungsbüro abgestimmt werden.
Webseite aktualisieren
Wählen Sie zunächst Kommunikationskanäle aus: Schaffen Sie möglichst eine eigene Rubrik auf der Internetseite, auf der Sie alle Informationen zur Wärmeplanung sammeln.
Zusätzliche Aufmerksamkeit zum Start in die Wärmeplanung schafft ein Banner oder Pop-Up auf der Startseite. Hinzu kommen Social-Media-Kanäle sowie gegebenenfalls ein Flyer Ihrer Kommune zum Prozess der Wärmeplanung. Alternativ können Sie auch unseren Flyer für Bürgerinnen und Bürger nutzen, den Sie herunterladen und vervielfältigen dürfen.
Netzwerke nutzen
Nicht alle Bürgerinnen und Bürger haben den gleichen Wissensstand zur Wärmeplanung. Zudem informieren Sie sich auch auf nicht-kommunalen Kanälen. Deswegen lohnt es sich, bestehende Netzwerke und lokale Partner wie Bürgerinitiativen, Stadtwerke und Gewerbevereine einzubinden. So erreichen Sie mehr Aufmerksamkeit für die Wärmeplanung und sensibilisieren für das Thema Energieeffizienz.
Social-Media einsetzen
Mit kurzen und informativen Social-Media-Beiträgen steigern Sie die Reichweite des Themas. Binden Sie gezielt Multiplikatoren ein, wie etwa lokale Facebook-Gruppen oder Bürgerinnen und Bürger, denen viele folgen. Binden Sie auch politische Entscheidungsträger und Parteien ein. Sie können Nachrichten zum Projekt über ihre Kanäle verteilen.
Auf Fragen vorbereiten
Bereiten Sie sich auf absehbare Reaktionen und Fragen aus der Öffentlichkeit vor. Unter Häufige Fragen finden Sie eine Auswahl an typischen Fragen und Antworten.
Veranstaltungen und Mailings planen
Wir empfehlen zwei Veranstaltungen für Bürgerinnen und Bürger - eine zum Auftakt der Wärmeplanung und eine zur Ergebnispräsentation. Binden Sie zur Bewerbung der Veranstaltung Netzwerke sowie lokale Akteurinnen und Akteure ein.
Tipp: Versenden Sie vor der Veranstaltung nochmals eine Erinnerungsmail an alle Beteiligten und Ihr Netzwerk mit der Bitte, die Veranstaltung über ihre Kanäle zu bewerben. Mehr Informationen auf unseren Seiten zur Auftaktveranstaltung und Ergebnispräsentation.
Umsetzungsphase
Nach der Präsentation der Ergebnisse der kommunalen Wärmeplanung startet die Umsetzung und damit eine neue Phase der Bürgerbeteiligung.
Kommunikation aufrechterhalten
Lassen Sie die Kommunikation nach der Erstellung des ersten Wärmeplans nicht abreißen. Umsetzungsmaßnahmen sowie die vorgeschriebene Überprüfung der Wärmepläne sollten bei der Erstellung des Kommunikationskonzeptes mitgedacht werden. In der Rubrik Weg zur Umsetzung finden Sie erste Hinweise dazu.
Was Sie noch beachten sollten
Einfache Sprache für die Kommunikation wählen
Ein "Kanal" für die Fragen und Bedenken der Bürger bereitstellen
Auf häufige Fragen vorbereiten
Gesetzliche Vorgaben §§ 7 und 13 WPG
Materialkoffer
Dieser Materialkoffer hilft Ihnen bei der praktischen Umsetzung. Er enthält Muster-Vorlagen, -Abläufe und -Anschreiben zur Bürgerbeteiligung in der kommunalen Wärmeplanung.
